E-Mail Archivierung

Lückenlos sichere E-Mail Archivierung

E-Mails sind heute aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Ob Rechnungen, Bestellungen oder interner Informationsaustausch, alles kann digital per E-Mail versendet werden. Jeder kennt die Situation. Ein Anwender hat eine wichtige E-Mail versehentlich oder zu früh gelöscht. Nun muss die Information unter erheblichem Aufwand aus alten Backups wieder hergestellt werden. Oft werden auch ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht. Für die IT ist das rasante Wachstum der E-Mail-Kommunikation eine große Herausforderung. Damit E-Mail günstig bleibt, bedarf es einer Infrastruktur, die dem steigenden Volumen gewachsen ist.

Die E-Mail hat eine rechtliche Bedeutung, die oftmals unterschätzt wird. Es gelten hier im Prinzip die gleichen rechtlichen Vorschriften wie bei Dokumenten in gedruckter Form. Zahlreiche nationale Gesetzgebungen stellen umfangreiche Anforderungen an die langfristige Archivierung von E-Mail-Kommunikation und gegebenenfalls zusätzliche unternehmensinterne Richtlinien.

Mit der Archivierungslösung dg mail bietet DTS Ihnen eine lückenlose, revisionssichere und langfristige E-Mail Archivierung, mit der Sie alle nationalen und internationalen rechtlichen Grundlagen erfüllen. 
Die E-Mail Archivierungslösung integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene Mail-Lösung (Exchange, Notes), ist unendlich skalierbar und liefert Ihnen jederzeit und überall einen Zugriff auf Ihre archivierten Mails. E-Mails gehen nicht mehr verloren, sondern bleiben im Archivsystem erhalten. Der Anwender kann sie in der Regel selbst wieder herstellen.

Warum E-Mail Archivierung?

Gesetzliche Verpflichtungen

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Abgabenordnung (AO) §147
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Sarbanes-Oxley Act (Sox)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Im eigenen Interesse

  • Bei Streitigkeiten, beweisrelevante Dokumente

Mit Einführung der E-Mail-Archivierung von DTS Systeme erreichen Sie im Wesentlichen einen drastisch reduzierten Speicherbedarf. Das Volumen auf den Mailservern sinkt durchschnittlich um 70 % und führt somit zur Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur. Der Aufwand in der IT-Administration und im IT-Helpdesk wird gesenkt und Kosten werden reduziert. Das Mailvolumen in den Mail-Boxen der Anwender wird deutlich gesenkt.

Nutzen als SaaS-Lösung

  • Keine Investition in Hard-/Software
  • Kein Aufwand für die Administration und Wartung des Systems
  • Monatliche Abrechnung 

Nutzen als SaaS - und On - Premise - Lösung

  • Schnelle Integration des Dienstes in vorhandene Strukturen (Exchange, Notes)
  • Skalierbar und an Ihren Bedarf anpassbar
  • SPAM- und E-Mail-Flut beherrschen
  • Rechtssicher nach AO, GoBS, GDPdU, Euro-SOX, SOX, u.v.m
  • Zugriff auf archivierte E-Mails ist jederzeit und von überall möglich
  • Entlastung des Postfachspeichers und der Infrastruktur
  • Schnelles Auffinden von E-Mails
  • Änderungen werden nachverfolgt
  • E-Mails projektbezogen zusammen gefasst
  • Zentrale Steuerung der Aufbewahrungspflichten und -zeiten 

Ansprechpartner

Yasin Bagci
Vertrieb 
Datacenter & Security Services

+49 5221 / 10 13 24 2

yasin.bagci (at) dts.de

Axel Westerhold
Leiter IT-Infrastructure

+49 5221 / 10 13 72 5

axel.westerhold (at) dts.de