Lückenlos sichere E-Mail Archivierung

E-Mails sind heute aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Ob Rechnungen, Bestellungen oder interner Informationsaustausch, alles kann digital per E-Mail versendet werden.
Jeder Systemverantwortliche kennt die Situation. Ein Anwender hat eine wichtige E-Mail versehentlich oder zu früh gelöscht. Nun muss der Systemspezialist die Information unter erheblichem Aufwand aus alten Backups wieder herstellen. Oft werden auch ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht.
Für die IT ist das rasante Wachstum der E-Mail-Kommunikation eine große Herausforderung. Damit E-Mail günstig bleibt, bedarf es einer Infrastruktur, die dem steigenden Volumen gewachsen ist.
Die E-Mail hat eine rechtliche Bedeutung, die oftmals unterschätzt wird. Es gelten hier im Prinzip die gleichen rechtlichen Vorschriften wie bei Dokumenten in gedruckter Form.
Zahlreiche nationale Gesetzgebungen stellen umfangreiche Anforderungen an die langfristige Archivierung von E-Mail-Kommunikation und gegebenenfalls zusätzliche unternehmensinterne Richtlinien.
Mit der Archivierungslösung von DTS Systeme bieten wir Ihnen eine lückenlose, revisionssichere und langfristige E-Mail Archivierung, mit der Sie alle nationalen und internationalen rechtlichen Grundlagen erfüllen. 

Unabhängig vom Standort Ihres E-Mail-Servers lässt sich die E-Mail Archivierungslösung vor Ort sowie als SaaS-Lösung im DataCenter betreiben.
Die E-Mail Archivierungslösung integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene Mail-Lösung (Exchange, Notes), ist unendlich skalierbar und liefert Ihnen jederzeit und überall einen Zugriff auf Ihre archivierten Mails.
E-Mails gehen nicht mehr verloren, sondern bleiben im Archivsystem erhalten. Der Anwender kann sie selbst wieder herstellen.
Mit Einführung der E-Mail-Archivierung von DTS Systeme erreichen Sie im Wesentlichen einen drastisch reduzierten Speicherbedarf. Das Volumen auf den Mailservern sinkt durchschnittlich um 70 % und führt somit zur Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur. Der Aufwand in der IT-Administration und im IT-Helpdesk wird gesenkt und Kosten werden reduziert. Das Mailvolumen in den Mail-Boxen der Anwender wird deutlich reduziert.

Warum E-Mail Archivierung?

Gesetzliche Verpflichtungen

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO) §147

Relevant sind auch

• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Sarbanes-Oxley Act (Sox)

Im eigenen Interesse

• Bei Streitigkeiten beweisrelevante Dokumente
• Entlastung der E-Mail Server Postfächer
• Mail-Gruppierung z.B. in Projekten, bei Kunden, etc.
• Schneller Zugriff auf alle E-Mails von überall
• Schnelles Wiederfinden von E-Mails

Mit Einführung der E-Mail-Archivierung von DTS Systeme erreichen Sie im Wesentlichen einen drastisch reduzierten Speicherbedarf. Das Volumen auf den Mailservern sinkt durchschnittlich um 70 % und führt somit zur Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur. Der Aufwand in der IT-Administration und im IT-Helpdesk wird gesenkt und Kosten werden reduziert. Das Mailvolumen in den Mail-Boxen der Anwender wird deutlich reduziert.

Ihre Nutzen

• Keine Investition in Hard-/Software
• Kein Aufwand für die Administration und Wartung des Systems
• Monatliche Abrechnung
• Schnelle Integration des Dienstes in vorhandene Strukturen (Exchange, Notes)
• Skalierbar und an Ihren Bedarf anpassbar
• SPAM- und E-Mail-Flut beherrschen
• Rechtssicher nach AO, GoBS, GDPdU, Euro-SOX, SOX, u.v.m.
• Zugriff auf archivierte E-Mails ist jederzeit und von überall möglich
• Entlastung des Postfachspeichers und der Infrastruktur
• Schnelles Auffinden von E-Mails
• Änderungen werden nachverfolgt
• E-Mails projektbezogen zusammen gefasst
• Zentrale Steuerung der Aufbewahrungspflichten und –zeiten
• Flexible Standortwahl (vor Ort oder im DTS DataCenter)